Sistem Informasi Akuntansi - Marshall B. Romney, Paul John Steinbart
Nomor
12.12 Alden, Inc
Kelemahan
|
Perbaikan
yang direkomendasikan
|
1. Bahan baku dapat
dikeluarkan dari gudang setelah otorisasi lisan dari salah satu kepala produksi.
|
Bahan baku harus dipindahkan dari gudang
hanya pada izin tertulis dari kepala produksi yang berwenang.
Bentuk otorisasi harus pra nomor dan dicatat, daftar kuantitas
dan pekerjaan atau produksi nomor, dan ditandatangani dan diberi tanggal.
|
2. Praktek Alden tentang
jumlah persediaan fisik bulanan tidak mengkompensasi kurangnya sistem
persediaan perpetual. Kuantitas di tangan pada akhir satu bulan mungkin tidak
cukup untuk bertahan sampai hitungan bulan depan. Jika perusahaan telah
mengambil ini ke rekening dalam membangun tingkat pemesanan ulang, maka
membawa terlalu besar investasi dalam persediaan.
|
Sebuah sistem persediaan perpetual harus dibentuk di bawah kendali
orang lain selain pemilik toko. Sistem ini harus mencakup jumlah dan
nilai-nilai untuk setiap item bahan baku.
Total nilai persediaan per catatan perpetual harus disepakati ke
buku besar pada interval yang wajar.
Ketika penghitungan fisik diambil, mereka harus dibandingkan
dengan catatan perpetual. Dimana perbedaan terjadi, mereka harus diselidiki.
Jika catatan perpetual berada dalam kesalahan mereka harus disesuaikan.
Kontrol harus lebih ditetapkan dari material lama yang disimpan.
|
3. Bahan baku dibeli pada tingkat pemesanan yang
telah ditentukan dan dalam jumlah yang telah ditentukan. Karena tingkat
produksi mungkin sering bervariasi sepanjang tahun, jumlah yang dipesan dapat
terlalu kecil atau terlalu besar untuk kebutuhan produksi saat ini.
|
Permintaan untuk pembelian bahan baku harus berasal dari
departemen manajemen Produksi dan didasarkan pada jadwal produksi dan jumlah
di tangan per catatan perpetual.
|
4. Petugas hutang menangani
kedua fungsi pembelian dan pembayaran tagihan. Ini bukan pemisahan tugas yang baik dan memuaskan.
|
Fungsi pembelian harus terpusat di departemen terpisah.
Pesanan pembelian pra Bernomor harus berasal dari dan
dikendalikan oleh departemen ini.
Salinan pesanan pembelian harus dikirim ke departemen akuntansi
dan departemen
yang menerima (dengan kuantitas pemesanan dihitamkan pada salinan dikirim ke penerima).
|
5. Bahan baku selalu dibeli
dari vendor yang sama.
|
Departemen pembelian harus mendapatkan tawaran yang kompetitif
pada semua pembelian di atas jumlah tertentu.
|
6. Tidak ada departemen penerimaan atau menerima laporan. Untuk pemisahan yang tepat dari tugas,
individu-individu yang bertanggung jawab untuk menerima harus terpisah dari
pegawai gudang.
|
Sebuah departemen penerimaan harus ditetapkan. Personil di departemen
ini harus menghitung atau menimbang semua barang yang diterima dan menyiapkan
laporan penerimaan diberi nomor sebelumnya.
Salinan laporan penerimaan harus disertai persediaan ketika ditransfer ke gudang dan ditandatangani di
sana oleh staf persediaan.
Salinan ditandatangani oleh personel penyimpanan harus dikirim
ke bagian Utang Usaha untuk menunjukkan bahwa barang telah diterima dan
ditempatkan ke dalam persediaan.
|
7. Tidak ada pemeriksaan ketika barang diterima. Karena komponen biaya elektronik tinggi biasanya harus memenuhi spesifikasi tertentu,
mereka harus diuji untuk persyaratan ini saat diterima.
|
Barang harus diperiksa untuk standar kualitas dengan segera
setelah menerima.
|
Nomor
17.9 Quickfix
a.Identifikasi aktivitas dasar yang terjadi
ketika suatu komputer diperbaiki dan dimana proses rekayasa ulang harus
dikembangkan.
(1) Pelanggan menghubungi Quickfix meminta perbaikan. (2) Perwakilan Layanan Pelanggan mencatat informasi
pelanggan dan perbaikan yang dibutuhkan. (3) Teknisi
dijadwalkan untuk melakukan perbaikan. (4) Komputer diperbaiki
Keempat proses tersebut harus dirancang ulang
b. Deskripsikan bagaimana proses perbaikan
saat ini dapat direkayasa ulang .
Merancang sistem
informasi baru dengan fitur berikut.
(1) database terpusat tunggal yang
menyimpan semua data tentang pelanggan, teknisi, dan barang-barang yang
dilayani.
(2) Software yang tersedia yang
mengotomatisasi proses layanan pelanggan. Prinsip-prinsip dalam pasal tentang
membeli perangkat lunak harus diikuti untuk memilih sistem yang paling sesuai
dengan kebutuhan Quickfix itu
(3) Hardware yang diperlukan untuk menjalankan
software dan mengakses database yang disebutkan di atas.
(4) Quickfix bisa meminimalkan hardware
dan bangunan biaya dan memaksimalkan efisiensi dengan membuat satu pusat
layanan pelanggan terpusat bukan lima pusat regional.
(5) Atau, bisa memilih untuk menjaga 2 dari 5
pusat layanan, masing-masing dengan peralatan sendiri. Dengan beberapa situs,
masing-masing bisa berfungsi sebagai backup ke situs lain. Pusat pelayanan
lebih dekat dengan pelanggan mungkin memberikan layanan pelanggan yang lebih
baik.
Proses perbaikan dapat dirancang ulang dalam berbagai cara. Beberapa ide
adalah:
(1) Selain permintaan telepon untuk
layanan, Quickfix bisa merancang sistem baru mereka untuk menerima permintaan
melalui fax, email, teks, entri pada bagian layanan pelanggan dari situs
web-nya, dan lain-lain
(2) Ketika permintaan perbaikan diterima,
perwakilan layanan pelanggan memasuki data yang diperlukan ke dalam pesanan
pelanggan dikelola dalam sistem informasi. Desain harus meminimalkan jumlah
data perwakilan layanan masuk, sementara masih memberikan pelanggan dengan fleksibilitas
memberitahukan kepada Quickfix dengan cara yang paling nyaman untuk mereka.
(3) Sistem ini menggunakan alamat
pelanggan untuk mencari daftar teknisi resmi dikelola dalam database
perusahaan. Sistem ini menghasilkan daftar dari empat teknisi terdekat dan
jadwal mereka untuk minggu depan. Sistem daftar teknisi ini dalam urutan
prioritas, berdasarkan lokasi dan ketersediaan. Perwakilan layanan pelanggan
memilih salah satu teknisi untuk melakukan perbaikan layanan dan sistem
mengirimkannya pemberitahuan elektronik dan salinan elektronik dari pesanan
pelanggan.
(4) Jika teknisi tidak dapat melakukan
pekerjaan secara tepat waktu, dia merespon secara elektronik dan teknisi lain
dijadwalkan.
(5) Untuk memperbaiki komputer yang lebih
cepat, teknisi bisa menggunakan truk khusus yang dilengkapi fasilitas dengan
suku cadang yang diperlukan. Hal ini akan memungkinkan mereka untuk melakukan
sebagian besar perbaikan di bisnis pelanggan daripada mengirim komputer ke
pusat perbaikan.
(6) Setiap perbaikan truk bisa dilengkapi
dengan sistem penentuan posisi global (GPS) teknologi yang membantu teknisi
menemukan pelanggan.
(7) GPS juga dapat digunakan untuk
memfasilitasi pesanan darurat. Sistem ini bisa menemukan teknisi terdekat untuk
pelanggan dengan darurat dan pengiriman nya untuk menangani keadaan darurat
segera setelah ia tersedia.
(8) Teknisi membawa komputer notebook dengan
built-in frekuensi radio dan modem teknologi telepon seluler yang memberi
mereka langsung, akses berkecepatan tinggi untuk sistem informasi perusahaan
melalui internet. Menggunakan modem ini, para teknisi dapat berkomunikasi
dengan kantor pusat dari hampir di mana saja menggunakan virtual private
network (VPN) memastikan transmisi data yang aman.
(9) Setiap pagi teknisi log on ke Customer
Service Center dan mengambil jadwal mereka untuk hari. Jadwal mereka diatur dan
disiapkan oleh komputer di Pusat Layanan Pelanggan untuk meminimalkan waktu
perjalanan. Karena setiap pekerjaan perbaikan selesai, teknisi memasukkan data
pesanan pelanggan dan mengirimkannya ke Pusat Layanan Pelanggan melalui VPN.
(10) Jika komputer tidak dapat diperbaiki
di lokasi pelanggan dengan teknisi, perwakilan layanan pelanggan memasuki ini
ke dalam sistem dan mengambil komputer. Teknisi mengatur untuk pusat perbaikan
untuk mengambil komputer yang rusak dan memberikan komputer pinjaman.
Lokasi perbaikan juga terhubung dengan sistem terpusat dan komputer dijadwalkan
untuk perbaikan berdasarkan perkiraan waktu kedatangan. Sebagai perbaikan
dilakukan, para teknisi memperbarui pesanan pelanggan.
(11) Karena waktu perbaikan akan sangat
berkurang, akan ada lebih sedikit panggilan telepon bertanya tentang status
perbaikan. Bagi mereka yang menelepon, sistem informasi terpusat menyediakan
perwakilan layanan pelanggan dengan lebih banyak informasi. Dia dapat
memberitahu pelanggan saat perbaikan dijadwalkan, siapa yang akan melakukannya,
dan bagaimana untuk mendapatkan dia termasuk nomor ponsel dan alamat email.
Jika komputer telah dikirim pergi untuk perbaikan, perwakilan dapat memberitahu
pelanggan ketika dijadwalkan untuk perbaikan dan kapan akan dikembalikan.
(12) Di dunia tanpa biaya, Quickfix akan
melakukan semua hal di atas. Namun, kita hidup di dunia di mana kita harus
selalu menimbang biaya dibandingkan manfaat dan hanya melaksanakan hal-hal di
atas item yang masuk akal keuangan.
c. Keuntungan dari rekayasa ulang?
(1) Peningkatan layanan pelanggan dan
kepuasan karena kebanyakan komputer diperbaiki segera di bisnis pelanggan. Hal
ini harus juga menghemat uang karena jumlah waktu yang dibutuhkan untuk
memperbaiki komputer berkurang. (2) Sebuah perbaikan yang signifikan
dalam kecepatan komunikasi karena sistem terpusat dan penggunaan kemajuan
terbaru dalam teknologi. Perwakilan layanan pelanggan akan mengetahui status
yang tepat dari urutan perbaikan pelanggan. (3) Mengurangi biaya
dari penutupan pusat regional, perwakilan layanan harus melakukan mengurangi entri
data kurang dan penjadwalan kerja secara signifikan lebih sedikit, biaya
pengiriman dan penanganan yang lebih rendah, dan penanganan lebih sedikit
panggilan. (4) Peningkatan pendapatan dari teknisi dapat melakukan panggilan pelayanan
yang lebih dalam hari tertentu dan kemampuan untuk menangani panggilan marjin
darurat yang lebih tinggi
CEK DISINI
CEK DISINI
