Kunci Jawaban Sistem Informasi Akuntansi (Part 3)

Sistem Informasi Akuntansi - Marshall B. Romney, Paul John Steinbart

Nomor

12.12   Alden, Inc

Kelemahan	Perbaikan yang direkomendasikan
1. Bahan baku dapat dikeluarkan dari gudang setelah otorisasi lisan dari salah satu kepala produksi.	Bahan baku harus dipindahkan dari gudang hanya pada izin tertulis dari kepala produksi yang berwenang. Bentuk otorisasi harus pra nomor dan dicatat, daftar kuantitas dan pekerjaan atau produksi nomor, dan ditandatangani dan diberi tanggal.
2. Praktek Alden tentang jumlah persediaan fisik bulanan tidak mengkompensasi kurangnya sistem persediaan perpetual. Kuantitas di tangan pada akhir satu bulan mungkin tidak cukup untuk bertahan sampai hitungan bulan depan. Jika perusahaan telah mengambil ini ke rekening dalam membangun tingkat pemesanan ulang, maka membawa terlalu besar investasi dalam persediaan.	Sebuah sistem persediaan perpetual harus dibentuk di bawah kendali orang lain selain pemilik toko. Sistem ini harus mencakup jumlah dan nilai-nilai untuk setiap item bahan baku. Total nilai persediaan per catatan perpetual harus disepakati ke buku besar pada interval yang wajar. Ketika penghitungan fisik diambil, mereka harus dibandingkan dengan catatan perpetual. Dimana perbedaan terjadi, mereka harus diselidiki. Jika catatan perpetual berada dalam kesalahan mereka harus disesuaikan. Kontrol harus lebih ditetapkan dari material lama yang disimpan.
3. Bahan baku dibeli pada tingkat pemesanan yang telah ditentukan dan dalam jumlah yang telah ditentukan. Karena tingkat produksi mungkin sering bervariasi sepanjang tahun, jumlah yang dipesan dapat terlalu kecil atau terlalu besar untuk kebutuhan produksi saat ini.	Permintaan untuk pembelian bahan baku harus berasal dari departemen manajemen Produksi dan didasarkan pada jadwal produksi dan jumlah di tangan per catatan perpetual.
4. Petugas hutang menangani kedua fungsi pembelian dan pembayaran tagihan. Ini bukan pemisahan tugas yang baik dan memuaskan.	Fungsi pembelian harus terpusat di departemen terpisah. Pesanan pembelian pra Bernomor harus berasal dari dan dikendalikan oleh departemen ini. Salinan pesanan pembelian harus dikirim ke departemen akuntansi dan departemen yang menerima (dengan kuantitas pemesanan dihitamkan pada salinan dikirim ke penerima).
5. Bahan baku selalu dibeli dari vendor yang sama.	Departemen pembelian harus mendapatkan tawaran yang kompetitif pada semua pembelian di atas jumlah tertentu.
6. Tidak ada departemen penerimaan atau menerima laporan. Untuk pemisahan yang tepat dari tugas, individu-individu yang bertanggung jawab untuk menerima harus terpisah dari pegawai gudang.	Sebuah departemen penerimaan harus ditetapkan. Personil di departemen ini harus menghitung atau menimbang semua barang yang diterima dan menyiapkan laporan penerimaan diberi nomor sebelumnya. Salinan laporan penerimaan harus disertai persediaan ketika ditransfer ke gudang dan ditandatangani di sana oleh staf persediaan. Salinan ditandatangani oleh personel penyimpanan harus dikirim ke bagian Utang Usaha untuk menunjukkan bahwa barang telah diterima dan ditempatkan ke dalam persediaan.
7. Tidak ada pemeriksaan ketika barang diterima. Karena komponen biaya elektronik tinggi biasanya harus memenuhi spesifikasi tertentu, mereka harus diuji untuk persyaratan ini saat diterima.	Barang harus diperiksa untuk standar kualitas dengan segera setelah menerima.

Nomor

17.9 Quickfix

a.Identifikasi aktivitas dasar yang terjadi ketika suatu komputer diperbaiki dan dimana proses rekayasa ulang harus dikembangkan.

(1) Pelanggan menghubungi Quickfix meminta perbaikan. (2) Perwakilan Layanan Pelanggan mencatat informasi pelanggan dan perbaikan yang dibutuhkan. (3) Teknisi dijadwalkan untuk melakukan perbaikan. (4) Komputer diperbaiki

Keempat proses tersebut harus dirancang ulang

b. Deskripsikan bagaimana proses perbaikan saat ini dapat direkayasa ulang . 

Merancang sistem informasi baru dengan fitur berikut.

(1) database terpusat tunggal yang menyimpan semua data tentang pelanggan, teknisi, dan barang-barang yang dilayani.

(2) Software yang tersedia yang mengotomatisasi proses layanan pelanggan. Prinsip-prinsip dalam pasal tentang membeli perangkat lunak harus diikuti untuk memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan Quickfix itu

(3) Hardware yang diperlukan untuk menjalankan software dan mengakses database yang disebutkan di atas.

(4) Quickfix bisa meminimalkan hardware dan bangunan biaya dan memaksimalkan efisiensi dengan membuat satu pusat layanan pelanggan terpusat bukan lima pusat regional.

(5) Atau, bisa memilih untuk menjaga 2 dari 5 pusat layanan, masing-masing dengan peralatan sendiri. Dengan beberapa situs, masing-masing bisa berfungsi sebagai backup ke situs lain. Pusat pelayanan lebih dekat dengan pelanggan mungkin memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.

Proses perbaikan dapat dirancang ulang dalam berbagai cara. Beberapa ide adalah:

(1) Selain permintaan telepon untuk layanan, Quickfix bisa merancang sistem baru mereka untuk menerima permintaan melalui fax, email, teks, entri pada bagian layanan pelanggan dari situs web-nya, dan lain-lain

(2) Ketika permintaan perbaikan diterima, perwakilan layanan pelanggan memasuki data yang diperlukan ke dalam pesanan pelanggan dikelola dalam sistem informasi. Desain harus meminimalkan jumlah data perwakilan layanan masuk, sementara masih memberikan pelanggan dengan fleksibilitas memberitahukan kepada Quickfix dengan cara yang paling nyaman untuk mereka.

(3) Sistem ini menggunakan alamat pelanggan untuk mencari daftar teknisi resmi dikelola dalam database perusahaan. Sistem ini menghasilkan daftar dari empat teknisi terdekat dan jadwal mereka untuk minggu depan. Sistem daftar teknisi ini dalam urutan prioritas, berdasarkan lokasi dan ketersediaan. Perwakilan layanan pelanggan memilih salah satu teknisi untuk melakukan perbaikan layanan dan sistem mengirimkannya pemberitahuan elektronik dan salinan elektronik dari pesanan pelanggan.

(4) Jika teknisi tidak dapat melakukan pekerjaan secara tepat waktu, dia merespon secara elektronik dan teknisi lain dijadwalkan.

(5) Untuk memperbaiki komputer yang lebih cepat, teknisi bisa menggunakan truk khusus yang dilengkapi fasilitas dengan suku cadang yang diperlukan. Hal ini akan memungkinkan mereka untuk melakukan sebagian besar perbaikan di bisnis pelanggan daripada mengirim komputer ke pusat perbaikan.

(6) Setiap perbaikan truk bisa dilengkapi dengan sistem penentuan posisi global (GPS) teknologi yang membantu teknisi menemukan pelanggan.

(7) GPS juga dapat digunakan untuk memfasilitasi pesanan darurat. Sistem ini bisa menemukan teknisi terdekat untuk pelanggan dengan darurat dan pengiriman nya untuk menangani keadaan darurat segera setelah ia tersedia.

(8) Teknisi membawa komputer notebook dengan built-in frekuensi radio dan modem teknologi telepon seluler yang memberi mereka langsung, akses berkecepatan tinggi untuk sistem informasi perusahaan melalui internet. Menggunakan modem ini, para teknisi dapat berkomunikasi dengan kantor pusat dari hampir di mana saja menggunakan virtual private network (VPN) memastikan transmisi data yang aman.

(9) Setiap pagi teknisi log on ke Customer Service Center dan mengambil jadwal mereka untuk hari. Jadwal mereka diatur dan disiapkan oleh komputer di Pusat Layanan Pelanggan untuk meminimalkan waktu perjalanan. Karena setiap pekerjaan perbaikan selesai, teknisi memasukkan data pesanan pelanggan dan mengirimkannya ke Pusat Layanan Pelanggan melalui VPN.

(10) Jika komputer tidak dapat diperbaiki di lokasi pelanggan dengan teknisi, perwakilan layanan pelanggan memasuki ini ke dalam sistem dan mengambil komputer. Teknisi mengatur untuk pusat perbaikan untuk mengambil komputer yang rusak dan memberikan komputer pinjaman. Lokasi perbaikan juga terhubung dengan sistem terpusat dan komputer dijadwalkan untuk perbaikan berdasarkan perkiraan waktu kedatangan. Sebagai perbaikan dilakukan, para teknisi memperbarui pesanan pelanggan.

(11) Karena waktu perbaikan akan sangat berkurang, akan ada lebih sedikit panggilan telepon bertanya tentang status perbaikan. Bagi mereka yang menelepon, sistem informasi terpusat menyediakan perwakilan layanan pelanggan dengan lebih banyak informasi. Dia dapat memberitahu pelanggan saat perbaikan dijadwalkan, siapa yang akan melakukannya, dan bagaimana untuk mendapatkan dia termasuk nomor ponsel dan alamat email. Jika komputer telah dikirim pergi untuk perbaikan, perwakilan dapat memberitahu pelanggan ketika dijadwalkan untuk perbaikan dan kapan akan dikembalikan.

(12) Di dunia tanpa biaya, Quickfix akan melakukan semua hal di atas. Namun, kita hidup di dunia di mana kita harus selalu menimbang biaya dibandingkan manfaat dan hanya melaksanakan hal-hal di atas item yang masuk akal keuangan.

c. Keuntungan dari rekayasa ulang? 

(1) Peningkatan layanan pelanggan dan kepuasan karena kebanyakan komputer diperbaiki segera di bisnis pelanggan. Hal ini harus juga menghemat uang karena jumlah waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki komputer berkurang. (2) Sebuah perbaikan yang signifikan dalam kecepatan komunikasi karena sistem terpusat dan penggunaan kemajuan terbaru dalam teknologi. Perwakilan layanan pelanggan akan mengetahui status yang tepat dari urutan perbaikan pelanggan. (3) Mengurangi biaya dari penutupan pusat regional, perwakilan layanan harus melakukan mengurangi entri data kurang dan penjadwalan kerja secara signifikan lebih sedikit, biaya pengiriman dan penanganan yang lebih rendah, dan penanganan lebih sedikit panggilan. (4) Peningkatan pendapatan dari teknisi dapat melakukan panggilan pelayanan yang lebih dalam hari tertentu dan kemampuan untuk menangani panggilan marjin darurat yang lebih tinggi

CEK DISINI

Kunci Jawaban Sistem Informasi Akuntansi (Part 2)

Sistem Informasi Akuntansi - Marshall B. Romney, Paul John Steinbart 

Nomor

11.9 Parktown Medical Center

1. Kelemahan: Karyawan yang melakukan layanan diijinkan untuk menyetujui kredit tanpa pemeriksaan kredit eksternal.

Ancaman: Penjualan dapat dibuat yang ternyata tidak dapat tertagih.

Pengendalian: Seseorang selain dokter melakukan jasa (mungkin manajer kantor) harus melakukan pemeriksaan kredit. Batas kredit harus ditetapkan dan digunakan untuk mengontrol jumlah kredit yang ditawarkan.

2. Kelemahan: Dokter yang menyetujui kredit juga menyetujui penghapusan piutang tak tertagih.

Ancaman: Piutang bisa dikecilkan dan beban piutang tak tertagih terlalu tinggi karena write-off dari akun dapat telah disetujui untuk rekening yang tagihannya, pada kenyataannya, tertagih. Piutang bisa dilebih-lebihkan dan biaya utang buruk dikecilkan karena write-off mungkin tidak diprakarsai untuk rekening yang tidak tertagihnya.

Pengendalian: Pisahkan tugas menyetujui kredit dan menyetujui penghapusan piutang.

3. Kelemahan: Karyawan yang awalnya menangani penerimaan kas juga mempersiapkan tagihan dan mengurus piutang.

Ancaman: Pencurian dengan tumpang tindih bisa terjadi. Bayaran diterima dan penerimaan kas atau piutang dapat dikecilkan karena dihilangkan atau tidak akurat penagihan.

Pengendalian: Pisahkan fungsi penanganan penerimaan kas dan penagihan / piutang.

4. Kelemahan: Karyawan yang membuat simpanan bank juga rekonsiliasi laporan bank.

Ancaman: Saldo kas per buku dapat dilebih-lebihkan karena semua uang tidak disetorkan (yaitu pencurian).

Pengendalian: Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh seorang karyawan tanpa tanggung jawab penanganan kas lainnya.

5. Kelemahan: Karyawan yang membuat simpanan bank juga mengeluarkan memo kredit.

Ancaman: Manajer kantor bisa mencuri uang tunai dan menutupi kekurangan tersebut dengan mengeluarkan sebuah memo kredit untuk jumlah dicuri.

Pengendalian: Kas deposit harus dilakukan oleh seorang karyawan yang tidak memiliki kewenangan untuk mengeluarkan memo kredit dan yang juga tidak mengatur piutang.

6. Kelemahan: Neraca saldo buku besar piutang pembantu tidak siap secara independen, atau memverifikasi dan melakukan rekonsiliasi ke rekening kontrol piutang dalam buku besar.

Ancaman: Setiap biaya yang diterima, penerimaan kas, dan beban piutang tak tertagih dapat dikecilkan atau dilebih-lebihkan karena perbedaan terdeteksi antara buku besar pembantu dan buku besar. Juga, pendapatan yang diterima dan penerimaan kas atau piutang dapat dikecilkan karena kegagalan untuk merekam tagihan, penerimaan kas, dan penghapusan secara akurat.

Pengendalian: Rekonsiliasi secara periodik buku besar piutang pembantu ke rekening kontrol buku besar piutang usaha.

Nomor

13.2 What internal control procedure(s) would best prevent or detect the following problems?

a. Perintah produksi dibuat untuk sebuah produk yang kelebihan persediannya di gudang.

Dasar jadwal produksi utama pada (1) Data saat ini pada penjualan produk, (2) perkiraan penjualan produk, (3) Kuantitas di tangan, (4) Jumlah terjadwal atau di bawah produksi- Memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat.

b. Pegawai bagian produksi mencuri persediaan barang dalam proses.

(1) Pastikan pengawasan yang baik oleh pengawas pabrik. (2) Melaksanakan pengendalian dokumen atas kuantitas persediaan dalam proses dan pergerakan mereka melalui pabrik (misalnya, memindahkan tiket). (3) Hitung / catat jumlah pada setiap workstation dan untuk mentransfer, kedua belah pihak harus mengetahui setiap transaksi

c. Label “Pesanan mendadak” atas pekerjaan produksi yang separuh selesai terlepas dari bahan baku dan hilang.

(1) Gunakan perintah label  pesanan mendadak, (2) mempunyai jadwal produksi menunjukkan pekerjaan prioritas tinggi. (3) Konfigurasi sistem ERP untuk mempersiapkan laporan status produksi sehingga kegagalan untuk menyelesaikan bagian-bagian dari MPS akan terdeteksi secara tepat waktu. (4) Gunakan Expediters untuk memantau pekerjaan pada pekerjaan prioritas tinggi.

d. Pegawai bagian produksi membuat permintaan bahan baku dan menggunakan dokumen tersebut untuk mencuri barang seharga $300

(1) Batasi kewenangan untuk mempersiapkan atau mengizinkan permintaan material kepada personil perencanaan produksi dan mungkin pengawas pabrik. (2) Mintalah penerima yang menandatangani salinan permintaan pada titik penerbitan dan mengirimkannya ke departemen akuntansi untuk postingan berikutnya untuk catatan pekerjaan dalam proses. (3) Selidiki ragam yang tidak dapat dijelaskan secara signifikan antara pekerjaan yang sebenarnya dengan yang dicatat dalam proses.

e. Pekerja bagian produksi yang memasukkan data waktu kerja di terminal online dengen tidak sengaja mengetik 3.000 sebagai ganti 300

(1) Memvalidasi input dengan membandingkan kuantitas masuk dengan kuantitas dijadwalkan selama waktu yang telah berlalu. (2) Tandai setiap jumlah yang terlalu tinggi atau rendah dan memiliki sistem menampilkan permintaan bahwa pekerja masuk kembali kuantitasnya.

f. Pekerja bagian produksi memasukkan data waktu kerja di terminal online dan salah memasukkan penyelesaian operasi 562 untuk perintah produksi 7569 sebagai ganti untuk perintah produk 7596.

(1) Memiliki sistem melacak yang memesan setiap karyawan bekerja dan (2) Pastikan bahwa nomor urut produksi benar sesuai dengan jumlah karyawan. (3) Pastikan nomor operasi masukkan diketahui jumlah pesanan produksi yang dimasukkan. (4) Apakah ada kurangnya korespondensi menyebabkan sistem untuk meminta masuk kembali dari input data.

g.Staf admin bagian gudang barang mengeluarkan barang dalam jumlah 10% lebih sedikit daripada yang ditunjukkan dalam beberapa permintaan.

Ketidaksesuaian harus muncul dalam tidak menguntungkan penggunaan bahan variansi, karena kekurangan akan memerlukan permintaan barang tambahan. Untuk mencegah jenis masalah:

Membutuhkan penerima persediaan dari toko untuk menandatangani permintaan untuk takaran yang tepat yang diterima

Tahan penerima bertanggung jawab atas kekurangan untuk memberikan dorongan untuk secara akurat menghitung apa yang diterima.

h. Staf admin bagian gudangmencuri komponen elektronik dan menyerahkan formulir ke departemen akuntansi yang menunjukkan bahwa bagian yang hilang telah usang dan harus dihapus karena tidak ada harganya.

(1) Batasi kewenangan untuk menghapuskan komponen elektronik untuk manajemen, (2) Mendokumentasikan semua transaksi yang melibatkan akuisisi atau penjualan aktiva tetap. (3) Membutuhkan otorisasi ganda; yaitu, dua anggota yang terpisah dari manajemen harus mengizinkan pembuangan mesin usang. (4) Apakah seseorang yang tidak terlibat dalam review transaksi itu sebelum membuang peralatan.

i. Saldo jumlah yang dimiliki untuk sebuah komponen utama menunjukkan saldo negatif

(1) Menggunakan cek tanda pada saldo file induk setelah setiap file update, (2) Rekonsiliasi jumlah tercatat dengan jumlah fisik persediaan, (3) Tentukan penyebab kesalahan dan mengambil tindakan korektif untuk menghilangkannya.

j. belum ada jawaban

k. Supervisor pabrik mengakses file daftar operasi dan menaikkan standar untuk pekerjaan yang diselesaikan dalam bagiannya. Akibatnya, laporan kinerja di  masa mendatang melaporkan selisih anggaran yang dapat diterima.

(1) Membatasi akses update untuk daftar operasi untuk sejumlah supervisor yang berwenang dari tim teknik dan desain produk. (2) Review semua perubahan pada daftar operasi secara teratur dan tepat waktu. (3) Gunakan analisis variansi untuk menentukan perbedaan antara penggunaan standar dan aktual dan menyelidiki perbedaan materi.

CEK DISINI